La carte de paiement professionnelle est un moyen de règlement très efficace. Elle permet aux entreprises de gérer les dépenses des collaborateurs tout en gardant le contrôle sur les budgets.
Elle est aussi très pratique dans le sens où elle offre aux dirigeants la possibilité d’avoir, en temps réel, une vision globale sur les frais engagés par le personnel.
Bien évaluer les besoins de l’entreprise avant de choisir sa carte
La carte de paiement professionnelle permet aux employés d’effectuer tous les achats nécessaires au bon accomplissement de leurs tâches. Les collaborateurs qui en disposent en deviennent ainsi titulaires automatiquement. Elle adopte les mêmes principes de base qu’une carte de crédit, mais seulement, elle n’est pas utilisée à titre personnel. Et pour que cette carte soit effectivement efficace, il est nécessaire qu’elle réponde aux besoins précis de l’entreprise.
Afin de choisir au mieux la carte de paiement professionnelle la plus adaptée à vos conditions, pensez à répondre à chacune des questions suivantes :
- Quel est le nombre exact de collaborateurs à utiliser les cartes ?
- Est-ce que vos collaborateurs engagent des dépenses en devise dans le cadre d’un achat en ligne ?
- Quelles sont les catégories de dépenses que vous pensez couvrir par l’usage de ces cartes ?
- Vos collaborateurs sont-ils souvent en déplacement professionnel à l’étranger ou est-ce que les dépenses se font uniquement sur le territoire national ?
- Pensez-vous plafonner les cartes ou est-ce que toutes les dépenses sont permises à partir du moment où il s’agit de frais professionnels ?
Plus les réponses à ces questions sont précises, plus il vous sera facile de déterminer le type de carte qui correspond le mieux à vos attentes.
Distinguer le principe du débit immédiat et celui du débit différé
Pour mieux connaître le type de carte qui correspond le plus au mode de gestion de votre entreprise, informez-vous bien par rapport aux délais de paiement. Votre choix dépendra en effet des deux critères ci-après :
- Le débit immédiat
Dans le cadre d’un débit immédiat, le compte rattaché est débité le jour même. Le paiement est effectif quelque temps après que le collaborateur se présente pour régler ses achats.
- Le débit différé
Lorsqu’il est question de débit différé, la banque attend la fin du mois pour débiter le compte relié à la carte. C’est à ce moment que toutes les dépenses engagées sur les trente jours sont réglées.
Chaque système a ses avantages et ses inconvénients. Mais ce qu’il faut savoir, c’est que le principe de débit immédiat revient toujours beaucoup moins cher à l’entreprise. Quant au débit différé par contre, celui-ci s’annonce plus onéreux, mais permet toutefois une meilleure gestion de la trésorerie.
Comparer les variétés d’offres disponibles
Afin de conforter votre expérience de paiement, les établissements financiers sont nombreux à vous faire des propositions. Les banques et les institutions de crédit, ainsi que leurs partenaires respectifs, font donc des offres toutes aussi intéressantes les unes que les autres qu’il vous sera compliqué de faire le « bon » choix. Et c’est pour simplifier, justement, votre prise de décision que vous devrez vous poser les questions qui suivent :
- À quels types de services vous attendez-vous par rapport à votre fournisseur de carte ?
- Quelles sont les cartes les moins onéreuses et qui satisfont tout de même vos besoins ?
- Quelles sont les cartes les plus chères et qui ne sont pas pour autant pratiques et efficaces ?
- Mis à part les frais de service habituels, y aurait-il des coûts annexes que certains prestataires exigent de vous ? Il peut s’agir notamment de dépenses sur les transactions étrangères, de commissions de services ou encore de frais de génération de cartes.
- Les cartes proposées sont-elles dédiées uniquement aux achats professionnels ou existe-t-il des options de retraits pour certaines ?
Tenez compte de tous ces paramètres, puis comparez chacune des offres avant de vous décider. L’idéal serait de choisir une proposition qui répond à toutes vos exigences, sans occasionner des coûts exorbitants pour votre entreprise.
Les cartes de paiement professionnelles sont très pratiques s’il vous faut faire des paiements sécurisés. Seulement, vous êtes tenu de trouver celle qui correspond le mieux à votre organisation, pour que son efficacité soit effectivement remarquable à tous les niveaux.